上海2021年11月24日 /美通社/ -- 校区多、中外籍员工混合、复杂的假勤福利适用制度，国际学校该如何实现高效且精准化的员工管理？这是摆在学校面前非常现实的问题。人工核算、纸质化记录、传统的财务软件，已经显得捉襟见肘。数字化人力资源管理工具，正在成为提升学校员工满意度的神器。
据顶思研究数据，截至2020年，全国有千余所国际化学校，从业教师有10万余人，平均每所学校有100-200名员工。从规模上看，每一所学校相当于一家中型企业。
一旦学校开始扩张，这个规模可想而知，人员管理难度又升了一级。和常规企业不同的是，国际化学校在人员管理上存在一些独特的痛点：
- 多校区、多地点新员工入职流程繁复，HR需要花费大量精力协助候选人办理入职手续；
- 大量的外籍员工信息，外籍员工及家属的就业证等信息都需要HR管理，并及时办理，防止过期；
- 员工类型多样，总体分为：教学团队、非教学团队、中国人、外国人四大类。四类员工之间薪资结构和福利是不同的，需要分别配置；HR需要几次倒算，精确计算公司人力成本；
- 外籍老师需要54号文个税抵扣管理，工资需要用人民币和海外账户分别发放、需要支持工资的汇率计算等。
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在应对措施上，传统的ERP薪酬系统、财务软件或者人工操作都显得有些无能为力了。
为了解决这些问题，不少学校已经开始使用数字化管理工具。其中，由易路人力资源科技公司（以下简称“易路”）研发的“People+”数字化人力资源系统成为了佼佼者。该系统于2015年面世，至今服务了包括奢侈品集团LVMH、浦发银行、上海地铁、上汽大通等公司在内的10万家法人实体和分支机构。
易路“People+”系统PC端页面展示图
其中，在国际教育领域，有50余所学校，涉及惠灵顿、哈罗、耀华、协和双语等20个教育品牌，都和易路展开了合作。
这样的数字化工具到底如何助力并且变革国际学校的人力资源工作？
1. 全场景、模块化解决人力管理难题
开学季是教师大量入职的阶段，易路在“People+”系统中开发了“快速入职”模块，采用OCR识别技术直接抓取身份证、银行卡等证件信息。教师在入职前即可通过照片或视频上传所有入职资料。入职流与审批流联通，教师提交入职信息后，HR可以提前为他们申请电脑、工牌、座位等审批，教师在入职后可以第一时间拿到所有办公物品，甚至劳动合同都可以通过电子签完成，整个入职流程只需10分钟。
“场景化”是易路系统的开发原则。标准的“People+”系统主要包含六大模块 -- 核心主数据、薪酬、时间管理、招聘、培训、绩效考核。其中，前三大模块属于运营模块，后三大模块属于战略性模块。“运营模块主要解决事务性的人力资源数据，战略性模块则是开发进阶的人才培养管理模式。”易路人力资源科技副总裁张韵向顶思介绍。
该系统每年要进行4次迭代，其中30%的更新来源于与学校的共建共创，从而提供适用于学校人力资源管理的场景模块。以惠灵顿为例，除了开学场景外，在时间管理模块，“People+”系统根据学校中外籍休假规则配置了不同人员类型的休假规则包，解决了学校不同类型员工的福利政策；移动端员工自助中心为员工提供各类自助服务等。
而易路在和耀华学校接触时，应校方需求，还把员工入转调离的业务系统和原先的教育系统做了打通，这样能节省财务、HR、教师对双系统进行两次维护的时间。
另外，易路全生命周期管理系统设有自动提醒功能，如某一教师合同到期，系统会自动提醒HR及其直接领导及时续约。再比如，根据教师生日，会提前两天提醒领导，生日当天提醒本人。更重要的是，考虑到国际学校内外籍教师多这一特点，系统甚至设置了签证到期提醒，以免外籍教师错过最佳补办签证的日期。
“这是一项非常人性化的功能，小小的举动可以让员工感受到大大的关怀。”张韵表示。
提到“People+”，就不得不提薪酬管理模块，易路一直致力于提供以薪酬为核心的人力资源全景数字化云平台。据张韵介绍，薪酬是员工们最关心的话题，同时也是管理成本较高的模块。对于薪酬，老师的诉求是准时、准确，管理者的诉求是合规、合理。
如何满足双重需求呢？
易路的策略是将所有工具搬到移动端，比如企业微信或独立App，老师可自主查询薪资情况。学校HR也不用人工操作去询问外籍教师每月薪资中，人民币与外币所占比例，只需老师自主在手机端输入，后台可自动统计。
“People+”系统手机端
张韵补充，易路是第一批和金税三期全国系统打通的软件平台，可以大大提高HR税务计算的效能。
2. 人才选用育留精准化，助力人才培养与发展
除了主数据的管理，“员工画像”也颇受国际学校欢迎。张韵告诉顶思，很多老师属于多技能型，比如英文流利、擅长画画，易路的系统就可以给老师们贴上技能标签，形成“员工画像”。在日后，不管是日常考评、职位晋升、甚至是开新学校需要调任教师，员工画像就成为了非常可视化的参考依据之一。
“当下，国际学校竞争激烈，找到关键人才，保留并发展他们至关重要。”张韵强调。
除此之外，HR与管理者通过“人才画像”可以清晰地看到各职级人员分布以及人员能力分布情况，进而分析目前公司人员结构是否合理，下一步需要招聘什么样的人才，工作目标达不到是因为人手不足还是因为整体人员能力不够。这为人才招聘提供可见的决策依据，而不是像传统方式一样，管理者只说一句“人不够用，招人！”但招聘没有明确方向。
对于人员离职情况，通过大数据记录也可以发现入职3个月与入职6个月、入职3年的员工离职原因有什么区别；员工离职是招聘端出现了问题，还是公司管理出现了纰漏，抑或员工需求得不到满足等。HR和管理者根据这些及时梳理流程，发现问题并进行改善，进而提前干预，有效保留人才。
同样，数字化也可以助力人才培养与发展。比如：HR了解业务发展需要匹配的人员能力，并衡量培训的必要性之后再安排培训；通过数字化的记录提供员工档案。另外，学校可以为员工设定未来2-3年的职业发展规划，数字化工具可以记录员工的成长路线，为员工职业发展规划提供一条清晰可见的“进度条”。
“People+”PC端团队动态展示图
3. 赋能员工，重在参与
学校该如何选择人力资源系统呢？张韵认为，可以分两步走：
第一步：优化效率。通过系统大幅节约HR事务性工作，并提高数据流准确性；精细化成本管控，助力企业合规；通过系统化梳理，更加有选择性的与其他业务系统对接，实现一体化平台式管理。
第二步：满足未来。贴近业务的绩效考核方案；通过人才盘点搭建人才梯队。
这两步背后的共同原则是 -- “赋能员工”。
“老师要教好学生，那么老师在学校的教学体验也应当是开心的，如果发薪有问题，或者他没有被及时激励到、关心到，他带着情绪教学，那么学生肯定是教不好的。”张韵说。“每一个人都是公司的资产，如何赋能资产对公司发展是非常重要的。”而易路的核心管理团队恰恰来自于SAP、甲骨文、IBM等大型外企公司。中外在人力资源观念上的差异主要在于，国外更注重赋能，国内更加偏向管理。
易路人力资源科技联合创始人兼总裁缪青也曾在近日举办的易路未来人力科技趋势峰会上强调：“激发员工，要以人和员工为核心，实现因人而YI。这里的Yi包含两个词：首先，因人而异，每个人都不一样，区别对待管理体系、管理方法、管理流程。第二个，因人而易。化繁为简，把复杂的管理变得简单。”
可以说，“赋能”是易路人力资源数字化系统的特色之一。对于赋能的解决方案，易路的客户给出了一个有建设性的办法：重在参与。
他们重新定义了这个词的含义 -- 重在参与强调的是，HR在设计员工体验之初，就一定要注重如何让员工真正参与进来，否则所设计的员工体验将会流于形式，难以落地，甚至还会带给员工负面的感受。
对于国际学校的人力资源发展来看，这何尝不是一种选择呢?
