技术文件是企业的核心财富资产，技术文件管理是企业管理的重要组成部分，尤其是对于高新技术企业来说，技术文件与技术文件管理关乎企业的生死存亡。技术文件的范畴很广，包括企业主导的技术文件、产品图纸、工艺流程、设计图纸、工装夹具图纸，以及企业的技术标准、作业指导书等等。这些技术图纸与企业的日常生产经营活动息息相关，直接影响催动着企业正常运作，因此必须采取科学的手段进行管理，为企业保驾护航。

新国都技术文件管理的烦恼

 

深圳市新国都技术股份有限公司（以下简称“新国都”）成立于2001年，是一家专业从事金融POS机的设计、研发、生产、销售，并以此为基础提供全方位电子支付技术服务的国家级高新技术企业，公司总部设在深圳市福田区车公庙泰然工业园劲松大厦17楼。经过十余年的发展，公司已经形成了自主独立的研发能力，产品和技术均达到国际领先水平。

作为一家高速发展的高新技术企业，新国都在十几年的成长中积累了大量的技术文档资料。丰富的技术文件资料不仅承载着企业宝贵的历史知识经验，也是企业生产经营活动与创新发展的重要基础。然而缺乏统一高效的管理办法，影响着企业生产活动开展与项目运作效率，给企业运营管理带来了很大的不便。

文件存储分散，缺乏集中管理

 

新国都是一个大型企业，技术文件涉及面大、品种多，包括各种产品图纸，工艺图纸、各种类型的技术标准(企业技术标准)以及工装、模具、材料等等的技术文件，数量繁多复杂。这些技术文件资料分散在各个角落，管理复杂难度大。

权限规则模糊，威胁文件安全

 

新国都员工众多，层级与层级之间，部门与部门之间，各工种各岗位，职责分工交错，存在着复杂的协同关系。对于技术文件的调取和使用，需要明确到每个文件每个对应人员的权限，避免导致发生文件权限滥用，职责不清，文件被人为误操作甚至恶意删除修改等尴尬情况。技术文件是企业正常运作的基础，文件权限规则模糊凌乱，威胁文件安全，也是企业生产经营的重大安全隐患。

归档分类无序，文件查找困难

 

新国都各项目线业务繁忙，企业技术文件种类众多，更新速度快。围绕各个项目之间的文件传输、修改、确认，流程复杂凌乱。缺乏规范严谨的文件归档分类，导致文件定位与查找，如同大海捞针，耗时耗力，拖沓和延迟，效率低下，甚至难以找到。

开始云为新国都提供企业技术文件管理解决方案

 

新国都希望运用先进的信息技术，提高技术文件资料管理水平和使用效率，逐步将所有的技术文件资料信息数字化，进行统一的采集、归档、整理、分析，为相关人员所利用。因此，综合考量下，新国都选择了开始云KASS企业内容管理系统，打造统一的企业文件管理平台，实现对众多技术文件资料进行规范高效的集中管理。各部门之间能够实现多种层次的信息管理，数据共享和关联，最终建设一个统一管理的重要数字资源平台，使技术文件资料的管理更科学，利用更加方便快捷。

开始云KASS企业内容管理系统为新国都主要提供了以下管理优势与便利：

集中存储：通过打造统一的企业文件管理平台，对分散的技术文件资料进行集中存储管理，实现数据及时交换与信息同步，文件管理使用更加方便。

归档分类：根据文件类型类型、属性等类型进行分类管理。排列规范有序，帮助快速定位与查找文件；

快速搜索：可根据文件名称、类型、内容、格式、修改时间、作者、分类属性等进行搜索，支持全文搜索，加快文件检索速度；

权限管理：KASS系统提供更加严谨细致的权限管理体系，可多维度多层级地逐一设置权限，指导相关人员在职责明确的情况下，管理与使用技术文件。确保文件使用准确，流转顺畅，安全无误；

版本管理：KASS系统支持强大的文件版本管理功能，所有历史文件版本都会被永久保存，记录每个文件的修改与更新，版本信息一目了然；同时，最新技术文件版本提醒，防止用错，保证知识信息及时准确；

预览分享：支持包括Office、PDF等常见办公文件的在线预览功能；支持对文件及文件夹，生成URL链接，并支持设置密码，访问次数，链接过期时间，权限，描述等操作。

基于统一高效的技术文件管理平台，还可以对文件进行在线编辑、流程管理、评论反馈、归档、日志报表管理、备份与恢复等系列功能操作。围绕技术文件使用场景以及各项目业务开展，开始云KASS企业内容管理系统促进了新国都技术生产活动的高效运行，帮助充分发挥技术文件材料在生产活动中的作用。